Datenschutzerklärung

1. Verantwortlichkeit und Kontakt

apexTranscribe ist ein Angebot der Elevate Solutions GmbH, Alpenstrasse 131, 3052 Zollikofen, Schweiz, CHE-269.670.654 (Marke apexAI). Für Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter info@apex-ai.ch.

Diese Erklärung gilt für die Website, Benutzerkonten und die Nutzung von apexTranscribe einschliesslich der im jeweiligen Tarif verfügbaren Schnittstellen und Anwendungen. Es gilt das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG); soweit dessen Voraussetzungen erfüllt sind, gilt zusätzlich die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Für Kontoverwaltung, Abrechnung, Sicherheit und eigene Kommunikation sind wir verantwortlich. Soweit Kunden personenbezogene Aufnahmen, Dokumente oder andere Inhalte für eigene Zwecke verarbeiten lassen, handeln wir als Auftragsbearbeiter; der Kunde bleibt für diese Inhalte verantwortlich. Geschäftskunden können eine Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung (AVV/DPA) anfordern. Die Verträge mit unseren Dienstleistern sind keine öffentlich herunterladbaren Kundendokumente.

2. Welche Daten wir bearbeiten

• Konto und Organisation: E-Mail-Adresse, Name, Anmeldedaten, Organisation, Mitgliedschaften, Rollen und Einstellungen.
• Verarbeitungsinhalte: Audioaufnahmen, erkannte Sprache, Transkripte, Protokolle sowie eingegebene Namen, Teilnehmende, Traktanden, Fachbegriffe und Arbeitsanweisungen. Je nach Aufnahme können besonders schützenswerte Personendaten enthalten sein.
• Vorlagen: zur Analyse eingereichte Beispieldokumente sowie gespeicherte Protokolltypen, Vorlageneinstellungen, Namen und Versionen. Auch selbst eingegebene Vorgaben können Personendaten enthalten.
• Nutzungs- und Betriebsdaten: Auftragskennungen, Dateinamen, Dateigrösse, Aufnahmedauer, Verarbeitungsoptionen, Zeitpunkte, Status, Fehler- und Sicherheitsinformationen sowie technisch übermittelte IP-Adresse und Browserdaten.
• Abrechnung: Tarif, Minutenverbrauch, Reservierungen, Rechnungs- und Zahlungsstatus, Rechnungsadresse und Stripe-Kennungen. Zahlungsinstrumente werden durch Stripe verarbeitet; vollständige Kartendaten werden nicht in unserer Anwendungsdatenbank gespeichert.
• Kommunikation: Supportanfragen, Benachrichtigungen, Einwilligungs- und Abmeldeinformationen, Versandprotokolle sowie freiwilliges Feedback.
• Website und Werbung: Seitenaufrufe, Kampagnen- und Klickkennungen, technische Geräteinformationen und Ereignisse zur Erfolgsmessung, wie in Ziffer 7 beschrieben.

Wir erhalten diese Daten von Ihnen, von berechtigten Mitgliedern Ihrer Organisation, bei der Nutzung des Dienstes und von Zahlungs- oder Anmeldedienstleistern. Bitte informieren Sie Personen, deren Daten Sie hochladen, über die Verarbeitung.

3. Zwecke und rechtliche Grundlagen

Wir bearbeiten Daten zur Bereitstellung der Transkription und Protokollerstellung, zur Verwaltung von Organisationen und Vorlagen, zur Auslieferung von Ergebnissen, zur Abrechnung, zur Unterstützung und zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten. Hinzu kommen Betriebssicherheit, Fehlerbehebung und Schutz vor Missbrauch.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stützen wir die Bearbeitung auf Vertragserfüllung oder vorvertragliche Massnahmen (Art. 6 Abs. 1 lit. b), gesetzliche Pflichten (lit. c), berechtigte Interessen an einem sicheren und wirtschaftlichen Betrieb sowie der Rechtsdurchsetzung (lit. f) oder eine erforderliche Einwilligung (lit. a). Beim Schweizer DSG beachten wir insbesondere Zweckbindung, Verhältnismässigkeit und die gegebenenfalls erforderliche Rechtfertigung. Die Rechtsgrundlage für vom Kunden eingereichte Inhalte muss der Kunde sicherstellen, bei besonderen Datenkategorien einschliesslich der zusätzlich erforderlichen Voraussetzungen.

Wir verwenden Kontaktdaten auch für produktbezogene Informationen und Rückmeldungen zur Nutzung. Für werbliche E-Mails sind die jeweils geltenden Voraussetzungen einzuhalten, insbesondere eine erforderliche Einwilligung oder die gesetzlichen Voraussetzungen einer Bestandskundenwerbung. Sie können solche Nachrichten über den Abmeldelink oder per E-Mail abbestellen und eine Einwilligung für die Zukunft widerrufen. Erforderliche Konto-, Sicherheits-, Auftrags- und Zahlungsmitteilungen sind davon getrennt.

Für den einmaligen Testzugang speichern wir einen mit einem geheimen Schlüssel gebildeten Prüfwert der bestätigten E-Mail-Adresse. Dieser pseudonyme, nicht anonyme Wert kann auch nach einer Kontolöschung erhalten bleiben, um wiederholte Testansprüche zu verhindern. Er ist keine frei lesbare E-Mail-Adresse.

Die Verarbeitung von Aufträgen sowie Prüfungen von Kontingent, Testberechtigung und Zahlungsstatus erfolgen automatisiert. Bei einer aus Ihrer Sicht fehlerhaften Einschränkung können Sie eine Überprüfung durch uns verlangen. Sprechermerkmale dienen der Zuordnung von Sprechern innerhalb einer Aufnahme; wir führen damit kein aufnahmeübergreifendes Register zur Identifizierung von Personen.

4. Was mit Aufnahmen und Ergebnissen geschieht

Audio wird für Upload, Warteschlange und Verarbeitung vorübergehend auf dem Verarbeitungsserver gespeichert und an den Transkriptionsdienst übermittelt. Texte und die notwendigen Vorgaben werden für die KI-gestützte Aufbereitung an Azure übermittelt. Temporäre Arbeitsdateien werden nach der Verarbeitung bereinigt; bei abgebrochenen Prozessen kann die Bereinigung eine Wiederherstellung oder einen späteren Bereinigungslauf erfordern. Eine ausschliessliche Verarbeitung im Arbeitsspeicher wird nicht zugesichert.

Fertige Ergebnisse werden zur Abholung verschlüsselt zwischengespeichert. Dieser Ergebniszwischenspeicher läuft spätestens 30 Minuten nach der ersten Speicherung ab; bei bestätigter Abholung beziehungsweise verbrauchender Abfrage kann das Ergebnis vorher gelöscht werden. Diese Frist gilt für unseren Ergebniszwischenspeicher, nicht pauschal für alle Daten oder sämtliche Dienstleister. Speichern Sie benötigte Ergebnisse rechtzeitig. Bereits geladene Inhalte im Browser und von Ihnen exportierte Dateien liegen anschliessend in Ihrem Verantwortungsbereich.

Vollständige Audioaufnahmen und generierte Transkripte oder Protokolle werden nicht als dauerhaftes Dokumentenarchiv in unserer Anwendungsdatenbank geführt. Auftragsmetadaten, Abrechnungsnachweise und ausdrücklich gespeicherte Einstellungen oder Vorlagen bleiben davon getrennt bestehen.

Beim Import einer Protokollvorlage werden Beispieldokumente ausgelesen und die notwendigen Inhalte zur Analyse an Azure übermittelt. Die Originaldateien werden nicht als dauerhaftes Vorlagenarchiv abgelegt. Erst beim Speichern werden die abgeleitete Vorlagenstruktur und zugehörige Einstellungen einschliesslich Versionen dauerhaft hinterlegt.

Wir verwenden Kundeninhalte nicht zum Training eigener KI-Modelle. Bei Azure deaktiviert die Anwendung die optionale Speicherung von Antworten; Microsoft beschreibt die verwendeten Modelle als zustandslos und verwendet Eingaben und Ausgaben nicht ohne Erlaubnis zum Training der Basismodelle. Davon zu unterscheiden sind die Sicherheits- und Missbrauchskontrollen der Anbieter. Wir versprechen deshalb keine pauschale Nullspeicherung bei allen Unterauftragnehmern.

5. Empfänger und Bearbeitungsorte

Wir setzen vertraglich eingebundene Dienstleister ein. Die wesentlichen Dienste und ihre Aufgaben sind:

• Hostinger: Betrieb von Anwendung und Verarbeitungsdiensten auf unserem Server in Frankfurt, Deutschland. Dokploy ist die dafür verwendete Verwaltungssoftware.
• Lemonfox: Transkription über den europäischen Endpunkt; der für unseren Dienst bestätigte Verarbeitungsort ist Frankfurt, Deutschland.
• Microsoft Azure AI Foundry: KI-Aufbereitung und Vorlagenanalyse. Die Ressource befindet sich in Switzerland North; das eingesetzte Deployment verwendet die EU Data Zone. Die Inferenz kann innerhalb dieser EU-Datenzone stattfinden und ist damit nicht auf die Schweiz beschränkt. Weitere Informationen: Microsofts Hinweise zur Datenverarbeitung.
• Supabase: Authentifizierung und Anwendungsdatenbank mit konfiguriertem Standort Zürich, Schweiz. Unternehmens- und Supportleistungen des Anbieters können grenzüberschreitende Bearbeitungen umfassen.
• Stripe: Zahlungsabwicklung, Abonnements, Rechnungen und Steuerberechnung; beteiligt sind je nach Leistung Gesellschaften in Irland und den USA. Stripe handelt für bestimmte Zwecke, etwa gesetzliche Zahlungs- und Betrugsprüfungen, selbst verantwortlich. Siehe Stripe-Datenschutzhinweise.
• Resend (Plus Five Five, Inc., USA): Versand von Konto-, Auftrags- und sonstigen E-Mails. Übermittelt werden Empfänger, notwendiger Nachrichteninhalt und Versandinformationen. Auftragsbenachrichtigungen enthalten keinen vollständigen Transkripttext. Siehe Resend-Datenschutzhinweise.
• Google: Tag-Verwaltung, Websiteanalyse und Werbeerfolgsmessung; insbesondere Google Ireland Limited und Google LLC in den USA. Einzelheiten und Wahlmöglichkeiten stehen in Ziffer 7.

Organisationsadministratoren und berechtigte Mitglieder erhalten die für ihre Rolle vorgesehenen Konto-, Nutzungs- und Organisationsinformationen. Weitere Empfänger können zur Vertraulichkeit verpflichtete Berater und gesetzlich berechtigte Behörden sein.

Ein Hostingstandort in der Schweiz oder EU bedeutet nicht, dass sämtliche Support-, Kommunikations- und Zahlungsdaten ausschliesslich dort bearbeitet werden. Bei Übermittlungen in Staaten ohne anerkannt angemessenen Schutz sind geeignete Garantien erforderlich, insbesondere anwendbare Standarddatenschutzklauseln mit erforderlichen Schweizer Anpassungen und ergänzenden Massnahmen. Auf einen Datenschutzrahmen kann nur für tatsächlich erfasste, entsprechend zertifizierte Empfänger abgestellt werden. Informationen zu den für Ihre Auftragsbearbeitung eingesetzten Unterauftragnehmern und Transfergarantien erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Datenschutzkontakt.

6. Aufbewahrung und Löschung

Ausserhalb der in Ziffer 4 beschriebenen kurzlebigen Inhalte richtet sich die Aufbewahrung nach dem jeweiligen Zweck: Kontodaten und Einstellungen werden für den Betrieb des Kontos benötigt, Auftrags- und Abrechnungsdaten für Verbrauchsnachweise, Zahlungen und die Bearbeitung von Rückfragen. Die monatliche Erneuerung eines Kontingents löscht nicht automatisch die zugehörigen Nachweise.

Eine Abonnementkündigung beendet die bezahlte Leistung zum vereinbarten Zeitpunkt, löscht aber nicht automatisch das Konto. Eine Kontolöschung können berechtigte Administratoren veranlassen; offene Abrechnungen und gesetzliche Pflichten können einen vorherigen Abschluss oder eine eingeschränkte weitere Aufbewahrung erfordern. Gesetzlich aufbewahrungspflichtige Geschäftsbücher und Belege bewahren wir grundsätzlich zehn Jahre auf. Andere Daten werden gelöscht oder anonymisiert, sobald ihr Zweck und allfällige berechtigte Aufbewahrungsgründe entfallen.

Sicherheits-, Support- und Versanddaten werden nur so lange aufbewahrt, wie sie für ihren Zweck, die Missbrauchsabwehr oder die Rechtsdurchsetzung erforderlich sind. Dasselbe gilt für den pseudonymen Testberechtigungsnachweis. Sicherungskopien können bis zur turnusmässigen Überschreibung bestehen bleiben; sie sind vom gewöhnlichen Produktzugriff getrennt und dürfen eine bereits erfolgte Löschung nicht dauerhaft rückgängig machen.

7. Cookies, Analyse und Google Ads

Für Anmeldung, Sicherheit und Bedienung verwenden wir technisch notwendige Speicherungen sowie lokale Einstellungen im Browser. Zusätzlich ist Google Tag Manager eingebunden, über den Google Analytics und Google Ads zur Analyse von Websitebesuchen und zur Messung von Kampagnenerfolgen eingesetzt werden können. Dabei können insbesondere IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, aufgerufene Seiten, Zeitpunkte, Cookie-Kennungen und Kampagnenparameter wie Google-Klickkennungen verarbeitet und mit Daten bei Google verknüpft werden.

Bei einem serverseitig bestätigten Abonnementabschluss kann die Website ein Conversion-Ereignis mit einer Transaktionskennung, Tarif, Abrechnungsintervall, Wert und Währung übermitteln. Die Anwendung übergibt dabei keine Audioaufnahmen oder Transkripttexte. Eine lokale Kennung hilft, doppelte Meldungen desselben Abschlusses zu vermeiden.

Eine erforderliche Einwilligung in nicht notwendige Speicherung oder Werbedatenverarbeitung muss gesondert eingeholt werden; diese Datenschutzerklärung und die Zustimmung zu den AGB ersetzen sie nicht. Einwilligungen müssen widerrufbar sein. Sie können ausserdem Cookies und Website-Speicher im Browser beschränken oder löschen; dies kann Funktionen beeinträchtigen. Bereits erfolgte Verarbeitung wird dadurch nicht rückgängig gemacht.

Weitere Informationen und zusätzliche Wahlmöglichkeiten: Google-Datenschutzerklärung, Google auf Partner-Websites, Google-Werbeeinstellungen und Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics. Diese Anbieter- und Browserfunktionen ersetzen eine auf der Website erforderliche Einwilligungsabfrage nicht.

8. Sicherheit und Ihre Rechte

Wir setzen dem Risiko angemessene technische und organisatorische Massnahmen ein, insbesondere verschlüsselte Übertragung, rollenbezogene Zugriffskontrollen und einen verschlüsselten Ergebniszwischenspeicher. Ein absoluter Schutz vor jedem Risiko kann nicht zugesichert werden. Schützen Sie Ihre Zugangsdaten und die von Ihnen heruntergeladenen Ergebnisse.

Nach Massgabe des anwendbaren Rechts können Sie Auskunft, Berichtigung, Löschung, Herausgabe oder Übertragung Ihrer Daten sowie gegebenenfalls Einschränkung der Bearbeitung oder Widerspruch verlangen. Eine Einwilligung können Sie mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Gesetzliche Aufbewahrungs- und andere zulässige Ausnahmen bleiben vorbehalten.

Wenden Sie sich an info@apex-ai.ch. Wir können angemessene Angaben zur Identitätsprüfung verlangen und bearbeiten Ihr Anliegen innerhalb der gesetzlichen Frist. Betrifft es Inhalte, die ein Kunde als Verantwortlicher eingereicht hat, unterstützen wir dessen Bearbeitung Ihres Gesuchs. Sie können sich zudem an den Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) oder eine andere zuständige Datenschutzaufsicht wenden.

9. Änderungen

Wir passen diese Erklärung bei Änderungen des Dienstes oder der rechtlichen Anforderungen an. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir in geeigneter Weise; eine neu erforderliche Einwilligung wird dadurch nicht ersetzt. Der oben genannte Stand bezeichnet die Fassung dieser Erklärung.

Siehe auch unsere AGB und das Impressum.